La formattazione condizionale è un indispensabile funzione che permette all’utente di evidenziare in modo diverso le celle appartenenti ad un intervallo selezionato solo se rispondono positivamente ad un criterio. Ad esempio potresti desiderare di colorare di rosso soltanto le celle che ospitano dei valori maggiori od uguali di 18. Scopriamo insieme come usare la sua versione più potente: la FORMATTAZIONE CONDIZIONALE BASATA SU FORMULE
FORMATTAZIONE CONDIZIONALE CLASSICA
Per prima cosa generiamo una piccola matrice di dati contenente dei valori idonei allo scopo.
Formattazione Condizionale in Excel
Usando quanto appreso nel tutorial della FUNZIONE SE abbiamo inserito una formula in grado di scrivere se lo studente abbia o meno superato l’esame.
La nostra preoccupazione potrebbe essere quella di aumentare l’impatto visivo di coloro che non abbiano superato l’esame. A tale scopo proviamo a colorare di rosso lo sfondo delle celle che occupano valori minori di 18.
Selezioniamo quindi l’intervallo B2:B10 e chiamiamo il menu della Formattazione Condizionale
Formattazione Condizionale in Excel
Clicchiamo adesso sul comando “Nuova Regola” e selezioniamo poi la seconda voce presente nel menu: “Formatta solo le celle che contengono”
Formattazione Condizionale in Excel
Dalla figura notiamo quali siano i parametri impostati per il valore e quale sia la formattazione desiderata (sfondo rosso della cella)
Cliccando su Ok si produce adesso il seguente risultato
Formattazione Condizionale in Excel
Il limite di questa formattazione risiede nel suo troppo ristretto campo di applicazione: posso condizionare l’aspetto delle celle in base ai valori che solo esse stesse contengono. Cosa accade se, per esempio, desiderassimo colorare di rosso le righe di color che sono “respinti”?
FORMATTAZIONE CONDIZIONALE BASATA SU FORMULE
Certamente non possiamo pensare di selezionare l’intervallo A2:C10 e comportarci come prima esposto. Le celle delle colonne A e C non contengono numeri e non possono essere quindi formattate in base al fatto che il numero presente sia minore di 18. Non è semplicemente possibile.
Possiamo usare, tuttavia, le celle della colonna B come “TRIGGER“, come, cioè, dei grilletti in grado di determinare il formato non solo di sé, ma anche di altre celle. Nel nostro caso dovremmo chiedere ad Excel quanto segue:
- colorare di rosso la cella A2 di rosso quando “è vero che” il contenuto della cella B2 sia minore di 18. Allo stesso modo
- colorare di rosso la cella B2 di rosso quando “è vero che” il contenuto della cella B2 sia minore di 18. Allo stesso modo
- colorare di rosso la cella C2 di rosso quando “è vero che” il contenuto della cella B2 sia minore di 18. Allo stesso modo
Si può ben comprendere che la cella B2 funziona da “Trigger” per le altre della stessa riga. Si deve notare in fatti che desideriamo formattare in modo diverso le righe, anche se in funzione di determinate condizioni.
Tuttavia, quello che ci interessa è che tutte le righe dell’intervallo contenente NOMI, VOTI, ed ESITI siano colorate di rosso in base al valore presente in colonna B: quella del voto.
In particolare, per ogni riga “n” (per “n” un numero compreso tra l’indice di riga inferiore e superiore dell’intervallo considerato) possiamo asserire che le nelle “An” e “Bn” e “Cn” siano colorate di rosso quando “è vero che” il valore della cella Bn è minore od uguale di 18.
Per Bn<=18 si ha che “An” e “Bn” e “Cn” hanno lo sfondo ROSSO
La stessa enunciazione può essere scritta anche come
QUANDO E’ VERO CHE Bn<=18 ALLORA le celle “An” e “Bn” e “Cn” hanno lo sfondo ROSSO
Si capisce quindi che si rende necessario l’uso di una formula, specifica per la formattazione, in ogni cella della riga “n” da formattare in funzione di Bn. Siamo di fronte a quella che per molti noi una grossa sorpresa in Excel: in ogni cella possono essere coesistere più di una formula. Nel nostro caso, una definisce il valore nella cella e l’altra l’aspetto di quest’ultima.
Ma dove inseriamo la formula della formattazione?
La formula in oggetto deve essere inserita una sola volta e lasciare che Excel la copi e la incolli in tutte le celle che vogliamo subordinare a livello di formattazione.
Selezioniamo quindi l’intervallo A2:B10 dall’alto a sinistra verso il basso a destra. Il modo con cui si selezionano le celle non è ininfluente per la corretta propagazione della formula. Una corretta abitudine è in genere quella di selezionare gli intervalli sempre nel modo appena espresso.
Dopo la selezione si richiami il menù di formattazione condizionale basato su formule. Nell’esempio di seguito, abbiamo richiamato un menu particolare: “GESTIONE REGOLE”
Formattazione Condizionale Basata su Formule
Possiamo notare che per la selezione corrente A2:B10 esiste una formattazione condizionale pre-esistente. La possiamo adesso cancella re con l’apposito pulsante
avremo adesso un insieme di celle prive di altre formattazioni condizionali.
Ripetiamo l’operazione di selezione delle celle e creazione della formattazione condizionale
Clicchiamo su “NUOVA REGOLA” e scegliamo la voce “Utilizza una formula per determinare le celle da formattare”
Formattazione Condizionale Basata su Formule
Come tutte le formule anche questa inizia con il simbolo “=”.
Ricordiamo che, trattandosi di un comando di formato, possiamo leggere il segno “=” come “QUANDO E’ VERO CHE”. Ricordiamo infatti che:
QUANDO E’ VERO CHE Bn<=18 ALLORA le celle “An” e “Bn” e “Cn” hanno lo sfondo ROSSO
Si ha che la formula da scrivere è la seguente
=$B2<18
La parte della formula che asserisce “ALLORA le celle “An” e “Bn” e “Cn” hanno lo sfondo ROSSO” non è da scrivere ma da “selezionare” attraverso la voce “Formato”: selezioniamo uno sfondo rosso dopo aver cliccato su Formato
Formattazione Condizionale Basata su Formule in Excel
Usiamo il riferimento misto $B2 perché la formula di formato è copiata ed incollata da una mano invisibile di Excel in tutte le altre celle della selezione, seguendo le stesse regole di ogni altro copia-incolla di formula.
Se immaginiamo cosa accadrebbe alla formula se non usassimo il simbolo del $ per la lettera B ci renderemmo conto che spostandoci in orizzontale (da A2 in B2) la formula diventerebbe
=C2<18
e poi così via, diventando
=D2<18
al successivo copia incolla da B2 a C2. Capiamo che in questo modo che la cella “trigger”, identificata in B2, ad ogni copia-incolla sull’asse orizzontale, traslerebbe verso la lettera successiva a B2.
Lo stesso elemento di disturbo non lo si ha copiando ed incollando la formula di formato =$B2<18 verso il basso (quando cioè si copia-incolla dalla riga 2 alla tre e poi alla quattro e così via)
Se clicchiamo su OK possiamo vedere come Excel colori tutta la riga in presenza di valori minori di 18 nella colonna del VOTO
Formattazione Condizionale Basata su Formule in Excel
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